关于切实做好国家基础测绘项目成果档案归档工作的通知

国测成发〔2010〕5号

各省、自治区、直辖市、计划单列市测绘行政主管部门，新疆生产建设兵团测绘主管部门，局所属各单位，机关各司（室）：

　　国家基础测绘项目成果档案包括基础测绘生产、测绘研究与试验、测绘成果应用、标准质量等工作中形成的成果档案，它是国家档案的重要组成部分,对国家经济建设、国防建设、社会发展和应急救灾等具有重要作用。为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国测绘成果管理条例》，促进测绘成果档案的开发利用，现就切实做好基础测绘项目成果档案归档工作通知如下：

　　一、加强组织领导，强化归档意识。做好国家基础测绘项目成果档案归档工作，是贯彻落实档案和测绘成果管理法规制度的重要举措，是履行测绘公共服务职能的基本保障，是推进测绘成果广泛应用的客观要求，对测绘部门更好的“服务大局、服务社会、服务民生”具有重要意义。各单位、各部门要站在全面履行测绘职能，提升测绘公共服务能力的高度，加强对基础测绘项目成果档案归档工作的组织领导，深刻认识基础测绘成果档案归档工作的重要性和紧迫性，强化归档意识，增强做好基础测绘成果档案归档工作的责任感、使命感，确保测绘成果档案及时归档和提供利用。

　　二、落实归档制度，实行全程监管。各单位、各部门要严格按照《测绘科学技术档案管理规定》（国测发〔1988〕82号）、《测绘科技档案建档管理规定》（国测发〔1993〕088号）等规章制度的要求，将基础测绘项目成果档案归档工作纳入到工作计划、工作过程、工作人员的职责范围。在基础测绘项目实施、过程检查、项目验收、报（评）奖等各阶段，同步提出成果归档的要求并监督检查落实情况。基础测绘项目验收时，应由测绘成果保管单位对项目成果档案的完整性、系统性、准确性进行检验，未通过归档检验的不能通过项目验收。

　　三、全面梳理核查，及时移交归档。各单位、各部门要尽快对“十一五”期间及以前承担的国家基础测绘项目成果档案归档情况进行全面梳理核查，对已完成但仍未移交归档的项目，必须在2010年底前完成移交归档工作。基础测绘项目成果档案以测区、摄区、子课题、项目（课题）为单元进行归档。归档范围按照项目合同、技术设计书或有关专业标准（规定）执行；无明确规定的，按照测绘科学技术档案管理等有关规定执行。电子文件的归档范围与要求，按照本通知附件所列内容执行。仍在实施或2010年后组织实施的基础测绘生产项目的成果档案应在项目验收后一个月内移交归档。

　　四、履行服务职能，尽早提供利用。测绘成果保管单位要认真履行有关职能，对基础测绘项目归档的成果档案进行及时接收、清理、核对、整理，要尽快形成可提供利用的档案成果，及时汇编测绘成果目录信息，通过测绘成果分发服务系统尽早向社会发布，并按照测绘成果管理有关规定向社会提供使用。

　　附件：基础测绘项目电子文件归档范围与要求

国家测绘局

二〇一〇年九月八日

附件：

基础测绘项目电子文件归档范围与要求

一、归档范围

1．基础测绘项目电子文件的归档范围包括：数据源、项目成果、项目文档、利用项目资金开发的各种软件系统。

2．数据源为非归档测绘项目产生的、作为该项目成果来源的测绘成果资料，主要包括大地基准、地图制图、航空摄影与遥感、地理信息系统等方面的成果资料、以及因项目需要而收集到的其它相关资料。

3．项目成果包括重要阶段成果和最终成果等。

4. 项目文档指在项目实施过程中，采用文字处理软件形成的电子文件。

5．软件系统包括源代码、可执行程序、必要的支持软件（如插件、控件、驱动程序等）、技术手册、操作手册、安装说明等。

二、归档要求

1．每份项目文档应有文件题名。

2．每份项目文档的文件名应与其文件题名相同。

3．项目文档同时存在电子、纸质或其它载体形式的文件时，应在内容上保持一致。

4．归档的电子文件不得加密。

5．同一项目相同类型子项目的数据格式应保持互相一致。

6. 涉密的项目文档应按照《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》（1990年10月6日国家保密局、国家技术监督局令第3号）进行密级标识。

7．不得将归档的若干文件打包在一起。

8．数据源、项目成果、项目文档、软件系统等，应分别位于存储介质根目录下的不同的目录内。

9．项目数据成果应按照有利于提供利用的方式进行组织。有多个单位参加的项目一般不按照参加单位组织数据，而是应由牵头单位按照图幅、测区、摄区、行政区域等方式重新组织数据。

10．电子文件在归档时需编制说明文件，放在存储介质的根目录下，用于对本次归档的电子文件进行说明。说明文件为Microsoft OFFICE WORD格式，文件名为“xxx项目电子文件说明.doc”。

归档的电子文件只有项目文档时，不需编制说明文件。

11．说明文件应包含以下四部分内容：

（1）项目背景：立项背景、项目名称、资金总额及来源、实施时间、项目单位及主要任务；

（2）组织方式：详述电子文件组织原则、目录和文件命名规则；

（3）应用方式：数据格式、运行环境（操作系统、应用软件及版本号）、密级等，如有必要，应详述使用方式；

（4）联系方式：形成单位、联系地址、邮政编码、联系人姓名、电话等。