越秀区物业专项维修资金使用工作指引（暂行）

根据《广州市专项维修资金使用事权下放工作方案》要求，从2017年10月1日起，广州市的物业专项维修资金使用、划拨备案由区房管局负责，为确保我区物业专项维修资金顺利使用，依法对共用部位、共用设施设备正常维修、更新、改造，依照《广州市物业专项维修资金管理办法》和《广州市住房放城乡建设委员会关于印发广州市物业专项维修资金使用业务工程流程（试行）的通知》（穗建物业〔2018〕203号）规定，结合本区实际，特制定本工作指引。

一、使用范围

（一）建立并缴存了专项维修资金的业主；

（二）工程项目属于《广州市物业专项维修资金管理办法》（穗建规字〔2016〕4号）规定的共用部位、共用设施设备保修期满后的维修、更新、改造；

二、职责分工

（一）组织实施单位职责（以下简称申请人）

申请人是指物业服务企业、业委会 、业主监事会 、相关业主（依次履行职责，没有或不履行时下移）。负责到广州市信息化服务大厅申请办理登陆广州市物业专项维修资金信息管理系统（以下简称“物维系统”）电子证书、登陆物维系统申请注册帐号、核对列支范围内业主物业专项维修资金建立情况；完善广州市物维系统中的相关数据信息；向银行申请预算审价并公示预算审价报告；制定并公示《维修资金紧急使用方案》或《维修资金使用方案》；组织列支范围内的业主进行表决；公示列支范围内的业主表决结果；签订和公示《施工合同》；公示《广州市物业专项维修资金工程竣工验收报告》；提请有关单位出具紧急使用维修资金情况证明；向属地房管所报告工程项目及相关材料即将公示情况；通过物维系统和收件窗口向区房管局提出维修资金使用、划拨备案申请等。

（二）越秀区房屋管理所职责

指导和监督申请人开展相关工作；协调处理维修资金使用、划拨备案过程中出现的投诉、困难和问题；接到申请人报告后，在相关材料法定公示期限内完成现场检查、拍照工作；将现场查勘记录和照片交区房管局物业科等。

（三）越秀区房屋管理局职责

制定《越秀区物业维修资金使用承接方案》、《越秀区物业专项维修资金使用工作指引》、《越秀区物业专项维修资金使用流程、岗位职责、电脑操作指引》、《办理流程图》等文书；受理申请人的物维系统信息补充变更申请，5个工作日完成核实工作；受理、审核申请人提交的维修资金使用、划拨申请；5个工作日内完成发起申请阶段现场查看和物维系统上传资料的审核及信息反馈工作；5个工作日内完成划拨申请阶段现场查看和纸质申请资料的审核及通过物维系统上报《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》工作；建立维修资金使用档案等。

（四）广州市维修资金管理中心职责

负责指导监督区房管局开展物业专项维修资金使用工作；对《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》进行核定，3个工作日内向专户银行发出划转维修资金通知。

（五）专户银行职责

负责对5万元以上的工程项目进行审价；根据划转通知要求，1个工作日内向组织实施单位划转资金。

（六）相关部门职责

1.电梯监督检验机构、电梯原厂家和安全监察部门，负责对电梯安全、事故隐患可能危及人身财产安全的情况出具证明；

2.区以上公安消防部门，负责对消防设施存在问题的情况出具《责令立即改正通知书》、《责令限期更整改通知书》、《重大火灾隐患整改通知书》；

3.房屋安全鉴定机构，负责对屋面、外墙渗漏和楼体外立面存在脱落危险的情况出具《房屋安全鉴定报告》；

4.项目所在地的街道或居委会，负责对紧急使用维修资金的其他情况出具证明；指导和协助相关业主（没有物业企业、业委会、业主监事会的项目）做好组织实施工作。

三、操作步骤

（一）前期工作准备

1.申请办理登陆系统证书。申请人到广州市信息化服务大厅（电话：95105000或83963838转3线）申请办理登陆广州市物业专项维修资金信息管理系统（以下简称“物维系统”）电子证书。

2.登陆系统申请注册帐号。物业服务企业登陆物维系统上传“营业执照”、“物业服务合同”申请注册帐号；业主委员会登陆物维系统上传“组织机构代码证”或“社会诚信服务凭证”、“备案回执”申请注册帐号；相关业主登陆物维系统上传“维修项目列支范围内全体业主授权委托书”、“本人是列支范围内业主的产权证明资料”、“身份证”、“维修项目所在地居委会出具的情况属实证明”申请注册帐号。

3.登录账户完善信息。申请人登录广州市物业专项维修资金信息管理系统（https://wxzj.gzcc.gov.cn），按照系统提示补充变更相关数据信息，并提交区房屋管理局，由区房屋管理局在5个工作日内完成核实。

4.确定维修项目和施工单位。申请人在物维系统创建“正常使用项目”或“紧急使用项目”，填写维修项目基本情况,确定施工单位(提倡公开招标确定)。

5.预算审价。项目预算超5万元（含5万元），除按相关规定不需审价的，均应实行审价，并按预算审价后金额分摊费用。申请人可通过物维系统向专户管理银行委托的审价企业进行预算审价，也可自行选择审价企业进行预算审价。申请人将审价报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

6.填写并公示使用方案。申请人在物维系统填写使用方案，通过物维系统生成并打印使用方案。申请人应当将使用方案在物业管理区域向列支范围内业主公示10日以上。

7.组织表决并公示表决结果。申请人组织业主表决使用方案时，可采用书面形式表决（在物维系统打印分摊业主确认表），也可采用电子投票和集体讨论形式表决。经“双2/3”业主同意后，申请人将投票表决结果按规定时限在物业管理区域向列支范围内业主公示（采用书面征求意见产生的表决结果应当公示30日以上，采用集体讨论、电子投票形式产生的表决结果应当公示7日以上）。公示后无异议或者异议不成立的，申请人将表决结果录入物维系统。

8.签订施工合同。申请人与施工单位遵照使用方案签订施工合同；实行审价的，合同约定费用不得超过预算审价费用。组织实施单位应当将施工合同在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

(二)政府代管的物业专项维修资金申请备案、划拨程序

1.一次性划拨申办程序。

一次性划拨申请适用于工程费用总额在5万元以下或者工程费用总额在5万元以上（含5万元），但施工合同未约定分期付款的工程。

（1）申请人通过物维系统上传电子资料 。申请人通过物维系统向区房屋管理局上传并提交《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》（见下表）中第1、2、3、4、5、6、8项资料（紧急使用不需要提交第6项资料）；

（2）区房屋管理局进行现场检查和电子资料审核。区房屋管理局查看上传资料，派出2名以上工作人员对使用项目进行现场查看，核实项目内容、分摊范围、抽查业主签名情况（5个工作日内完成）。符合要求的，通过物维系统以短信通知申请人。

（3）申请人组织施工、竣工验收。申请人监督施工单位按照合同的约定进行施工，并注意做好维修项目施工前、中、后三个阶段的拍照工作。

项目竣工后，申请人对维修工程进行验收，签署竣工验收报告。维修资金列支范围内的业主可以参与竣工验收。组织实施单位将竣工验收报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

（4）申请人提出资金划拨申请。申请人首先通过物维系统上传《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第7、9、10项资料，并提出资金划拨申请；然后向区房屋管理局物业科提交《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第2、4、5、9、10、11、12、13、14项纸质材料：

（5）区房屋管理局进行现场检查和电子、纸质资料审核。区房屋管理局收到电子和纸质申请材料后，5个工作日内完成审核工作。审核期间派出2名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。符合条件的，通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。

（6）市维修资金管理中心发出划转维修资金的通知。市维修资金管理中心自收到区房屋管理局报告之日起3个工作日内，向专户管理银行发出划转维修资金的通知。

（7）专户管理银行划转维修资金。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起1个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

2.分期划拨申办程序

分期划拨申请适用于工程费用总额在5万元以上（含5万元），施工合同约定分期付款的工程。

（1）申请人通过物维系统上传电子资料 。申请人通过物维系统向区房屋管理局上传并提交《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第1、2、3、4、5、6、8项资料（紧急使用不需要提交第6项资料）；

（2）区房屋管理局进行现场检查和电子资料审核。区房屋管理局查看上传资料，派出2名以上工作人员对使用项目进行现场查看，核实项目内容、分摊范围、抽查业主签名情况（5个工作日内完成）。符合要求的，通过物维系统以短信通知申请人单位。

（3）申请、划拨首期维修资金。申请人通过物维系统上传《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第9项资料，提出首期资金拨付申请，并向区房屋管理局物业管理科提交《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第2、4、5、9、11、12、13、14项纸质资料。区房屋管理局自收到纸质材料后5个工作日内完成审核。符合条件的，区房屋管理局通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。市维修资金管理中心自收到区房屋管理局报告之日起3个工作日内，通知专户管理银行按照施工合同约定费用总额的30%划转维修资金。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起1个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

（4）申请人组织施工、竣工验收。申请人监督施工单位按照合同的约定进行施工，并注意做好维修项目施工前、中、后三个阶段的拍照工作。

项目竣工后，申请人对维修工程进行验收，签署竣工验收报告。维修资金列支范围内的业主可以参与竣工验收。组织实施单位将竣工验收报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

（5）申请人提出余款划拨申请。申请人首先通过物维系统上传《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第7、9、10项资料，并提出余款划拨申请；然后向区房屋管理局物业科提交《越秀区物业专项维修资金使用申请资料表》中第9、10、12、13、14项纸质材料。

（6）区房屋管理局进行现场检查和电子、纸质资料审核。区房屋管理局收到电子和纸质申请材料后，5个工作日内完成审核工作。审核期间派出2名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。符合条件的，通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。

（7）市维修资金管理中心发出划转维修资金的通知。市维修资金管理中心自收到区房屋管理局报告之日起3个工作日内，向专户管理银行发出划转维修资金的通知。

（8）专户管理银行划转维修资金。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起1个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

（三）业主大会自管的维修资金申请备案、划拨程序

1. 申请人按照“政府代管维修资金使用流程”步骤进行操作。

2. 申请人向区房屋管理局物业管理科递交材料，报送材料齐全、符合法定要求的，区房屋管理局当场出具加盖印章的书面备案回执，并抄送专户管理银行。

3.业主委员会向专户管理银行发出划转资金维修资金的通知。专户管理银行收到划转通知和备案回执之日起1个工作日内，将维修资金划转至相应账户。

四、办理流程图

（一）一次性拨付流程图

五、申请备案、划拨所需资料

越秀区物业专项维修资金使用申请划拨资料表

1.一次性划拨电子（网传）、纸质（窗口）材料提交说明

申请人网传表中第1、2、3、4、5、6（紧急使用不用）、8项资料--→工作人员进行现场查看、网审、网上反馈审核结果（5个工作日）--→申请人组织施工，拍摄施工前、中、后照片--→施工验收、验收报告公示7日--→申请人网传表中第7、9、10项资料提出划拨申请，向物业科提交表中第2、4、5、9、10、11、12、13、14项纸质材料---→工作人员进行现场查看、网审、纸质审核（5个工作日）--→通过系统向市管理中心报告划拨通知--→市管理中心向银行发划转通知（3个工作日）-→银行向申请人转帐（1个工作日）。

2.分期划拨电子（网传）、纸质（窗口）材料提交说明

申请人网传表中第1、2、3、4、5、6（紧急使用不用）、8项资料----→工作人员进行现场查看、网审、网上反馈审核结果（5个工作日）---→申请人首先网传表中第9项资料提出首期划拨申请，然后向物业科提交表中第2、4、5、9、11、12、13、14项纸质资料----→作人员进行网审、纸质审核（5个工作日）---→通过系统向市管理中心报告划拨通知----→市管理中心向银行发划转（总额30%）通知（3个工作日）----→银行向申请人转帐（1个工作日）----→申请人组织施工，拍摄施工前、中、后照片----→施工验收、验收报告公示7日----→申请人网传表中第7、9、10项资料提出余款划拨申请，向物业科提交表中第9、10、12、13、14项纸质材料----→工作人员进行现场查看、网审、纸质审核（5个工作日）---→通过系统向市管理中心报告划拨通知---→市管理中心向银行发划转通知（3个工作日）---→银行向申请人转帐（1个工作日）。

3.申请人为相关业主申请资料说明。上述表中凡涉及申请人盖章的资料，如果申请人为相关业主的，均应由列支范围内全体业主授权委托的业主签名；公示相关资料时须附上列支范围内全体业主的授权委托书。

六、申请所需材料示范文本

广州市物业专项维修资金使用申报表

业务编号：　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

1．此表一式三份，区住房建设行政管理部门、业主委员会、物业服务企业各一份；

2．由物业服务企业申请的，且业委会在有效任期内的，由业委会出具意见并签字盖章，采用电子投票表决的不需业委会盖章。

广州市物业专项维修资金紧急使用申报表

业务编号：　　　　　　　　　　　　　　　日期：

1．此表一式三份，区住房建设行政管理部门、业主委员会、物业服务企业各一份；

2．由物业服务企业申请的，且业委会在有效任期内的，由业委会出具意见并签字盖章

广州市物业专项维修资金划拨申请表

业务编号：　　　　　　　　　　　　　日期：

本表格适用于一次性拨付、分期拨付流程.

关于X小区物业专项维修资金使用方案的公示

各业主：

X栋X(共用结构或共用设施设备名称)在X年X月X日发生X情况，需进行X（维修举措）,该项目属于共用部位/共用设施设备，并已过保修期，符合物业专项维修资金使用申请要求，现申请使用物业专项维修资金进行维修和更新改造。使用方案如下：

一、维修和更新改造的项目情况

申请使用维修资金项目：X栋X(共用结构或共用设施设备名称)，已确认需进行X（维修举措）。

二、费用预算

预算金额为X元，预算审价后金额为X元，工程费用总金额为X元。其中维修资金支付X元，其它资金支付X元。

三、列支范围

根据《住宅专项维修资金管理办法》第三条、第十八条及第二十条和《广州市物业专项维修资金管理办法》第三十一条的相关规定，该工程项目维修资金由X栋所有业主的专项维修资金账户内按建筑面积比例分摊支付。建筑面积合计X平方米，分摊标准为X元/平方米。（计算公式为X元÷X平方米≈ X元/平方米）

现根据申请使用物业专项维修资金的相关规定，就此事宜进行公示，公示期为10天，随后我单位工作人员将上门征集业主的签名，按相关规定进行操作。

附件：X公司X工程报价表（清单）

X年X月X日

XX物业管理有限公司

（盖章）

XX业主委员会

（盖章）

此公示截止日期：X年X月X日

关于______小区______申请使用物业专项

维修资金表决结果的公示

根据《广东省物业管理条例》第二十二条和《广州市物业专项维修资金管理办法》第三十一条的相关规定，我公司已征得投票结果如下：

总人数：______同意人数：______占比（%）：______

总面积（㎡）：______ 同意面积（㎡）：______占比（%）：______

列支总人数：______列支同意人数：______占比（%）：______

列支总面积（㎡）：______列支同意面积（㎡）：______占比（%）：

根据物业专项维修资金管理相关规定，现将业主签名情况予以公示，书面表决结果公示期为30日，集体讨论和电子投票表决结果公示7日。

附件：广州市物业专项维修资金使用分摊业主确认表

___年___月___日

______物管企业

（盖章）

______业主委员会

（盖章）

广州市物业专项维修资金工程竣工验收报告

注：由物业服务企业申请的，且业委会在有效任期内的，由业委会出具意见并签字盖章，采用电子投票表决的不需业委会盖章。

委托书

XX区XX局：

　　现委托我公司工作人员XXX，（身份证号码：xxxxxxxxxxxxxxx）前往贵单位办理XXX小区（楼盘）的物业专项维修资金使用申请业务。

联系电话：138xxxxxxxx、8888xxxx

委托单位名称（盖章）

承诺书（正常使用）

XX区XX局：

申请人在XX（物业名称）XX（维修项目）申请使用维修资金过程中，做如下承诺:

一、申请人已了解并遵守国家及本市关于物业专项维修资金使用的相关规定。

二、申请人已按照国家及《广州市物业专项维修资金管理办法》的规定组织申请使用维修资金，程序合法，做出的关于同意使用物业专项维修资金的决议已经专有部分占相关建筑物总面积三分之二以上的业主且占相关业主总人数三分之二以上的业主通过。
　　三、申请人提交的申请使用物业专项维修资金的相关材料真实、合法、准确、完整，不存在任何虚假、隐瞒、误导，申报表所填内容准确无误。
　　如上承诺内容，如有违反，愿承担由此引起的一切法律责任。

法人代表签名:　　　　　　　　　联系电话:

XX物业服务企业(业委会)盖章

年 月 日

承诺书（紧急使用）

XX区XX局：

申请人在XX（物业名称）XX（维修项目）申请使用维修资金过程中，做如下承诺:

一、申请人已了解并遵守国家及本市关于物业专项维修资金使用的相关规定。

二、申请人已按照国家及《广州市物业专项维修资金管理办法》的规定组织申请使用维修资金，程序合法。

三、申请人提交的申请使用物业专项维修资金的相关材料真实、合法、准确、完整，不存在任何虚假、隐瞒、误导，申报表所填内容准确无误。
　　如上承诺内容，如有违反，愿承担由此引起的一切法律责任。

　　法人代表签名:　　　　　　联系电话:

XX物业服务企业(业委会)盖章

年 月 日